ERP-eAR
Gesetzeskonforme Umsetzung der E-Ausgangsrechnung in dem zentralen ERP-System der Hochschulen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die stufenweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben. Hochschulen und Universitäten müssen diese Vorgaben gemäß der neuen Fassung des § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bis spätestens Ende 2026 umsetzen.
Ziel der Systementwicklung ist die Implementierung eines E-Rechnungsmoduls im ERP-System der HIS, das die Erstellung, Validierung und den Versand strukturierter elektronischer Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) ermöglicht. Die durchgängigen Prozessschritte – über die Kontierung bis zur Prüfung und Genehmigung – werden künftig in HISinOne abgebildet; die anschließende Buchung erfolgt im FSV-GX.
Eckpunkte
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Laufzeit
1. November 2025 - 31. Januar 2029
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Lead
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) und Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm (Ohm) für den Digitalverbund Bayern
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Projektbeteiligte
Hochschulen aus den Bundesländern Bayern, Brandenburg, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Baden-Württemberg sowie die HIS eG
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Teilnehmende Hochschulen aus Brandenburg
Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg
Europa-Universität Viadrina Frankfurt/Oder
Fachhochschule Potsdam
Filmuniversität KONRAD WOLF
Hochschule für nachhaltige Entwicklung
Technische Hochschule Brandenburg
Technische Hochschule Widlau
Universität Potsdam
Meilensteine der Systementwicklung
Bis zum 1. Januar 2027 ist das Ziel, mit HIS-Software E-Ausgangsrechnungen (dezentral) zu erstellen und in Finanz- und Sachmittelverwaltung (FSV) zu verbuchen. Dazu wird eine web-basierte Oberfläche in HISinOne-ERP zur Belegerfassung mit den wichtigsten Basis-Funktionen konzipiert und entwickelt. Dazu zählen Import und Erstellung von Rechnungen, Speicherung von Vorlagen und Versand per Mail. Weiterhin werden die so erzeugten E-Ausgangsrechnungen mit einem Buchungskennzeichen (BKZ) sowie einer eindeutigen zentralen Vorgangsnummer oder Auftragsnummer versehen. Auf diese Weise werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine Integration in Prozesse der Hochschulen inklusive erste Freigabeworkflows ermöglicht.
Die Umsetzung erfolgt in vier Schritten:
Bereitstellung
Die FAU stellt mit Hilfe der HIS eine Testumgebung für ein E-Rechnungsmodul im ERP-System der HIS bis 07/26 bereit
Testphasen
Die Hochschulen testen ab 08/26 die jeweils aktuelle Version und melden ihre Ergebnisse an das Projektteam zurück
Schulung
Die HIS bietet in Q4/26 Termine für Schulungen und Sprechstunden an, die von den Hochschulen eigenverantwortlich wahrgenommen werden
Go Live
Das konfigurierte E-Rechnungsmodul wird bis 12/26 in den Produktivbetrieb übergeben
Ab 2027 soll der Prozess gemeinsam mit der HIS durch einen smarten Workflow, Verbesserung des Kontierungswizzards, eine DMS-Anbindung sowie eine Verbesserung der Usability-Funktionen abgerundet werden.
Projektstruktur
Projektleitung
Die Projektleiter Björn Reimer von der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) und Matthias Wichmann von der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm (Ohm) koordinieren die Beiträge der beteiligten Hochschulen, werten diese systematisch aus und bringen sie in enger Abstimmung mit der HIS Hochschul-Informations-System eG (HIS) in den weiteren Entwicklungsprozess ein. Die HIS übernimmt die Entwicklung der Finanzsoftware in Kooperation mit der FAU/Ohm. Die FAU hat mit der HIS einen Projektvertrag über die Beschaffung von IT-Dienstleistungen abgeschlossen.
Lenkungsgremium
Das Lenkungsgremium besteht aus den Hochschulleitungen und von diesen benannten Vertreter:innen. Es entscheidet über alle die Kooperation betreffenden strategischen Fragen. Es kommt bei Bedarf, mindestens aber 1x im Jahr zusammen.
Die Projektleitung berichtet quartalsweise an das Lenkungsgremium.
Projektteam
Das Projektteam besteht aus DV-Fachleuten sowie Expert:innen und Spezialist:innen im Bereich Buchhaltung, Steuern und IT. Es ist zuständig für die inhaltliche Arbeit und den fachlichen Austausch auf der Arbeitsebene.
Die brandenburgischen Hochschulen stellen ab dem 1. Juli 2026 die Voraussetzungen für den eigenen Betrieb und Einsatz der Software sicher. Dies umfasst insbesondere
die Infrastruktur, die Organisation, das Personal, die Technik sowie die Dokumente. Die brandenburgischen Hochschulen werden durch begleitende Maßnahmen wie Schulungen und technische Unterstützung von der Projektleitung unterstützt. Sie melden der Projektleitung die im Praxisbetrieb auftretenden Probleme, insbesondere noch nicht abgeschlossene Entwicklungen, notwendige Anpassungen im Rahmen der Prozessoptimierung sowie der Qualitätssicherung.
Die Projektleitung berichtet monatlich an das Projektteam. Der monatliche Bericht wird als Newsletter versandt, Umfragen werden über einen Verteiler gestellt.
Wer in den Verteiler aufgenommen werden möchte, meldet sich gerne über erp-ear-leitung[at]fau.de.
ZDT-Geschäftsstelle
Die ZDT-Geschäftsstelle organisiert die inhaltliche Beteiligung am Projekt durch mandatierte Fachvertreter:innen der brandenburgischen Hochschulen in den Projektgremien und unterstützt den Informationsfluss aus dem Projekt insbesondere an die Hochschulleitungen sowie an die betroffenen operativen Einheiten der brandenburgischen Hochschulen.
Finanzierung
Der Finanzierungsaufwand für das Projekt beträgt insgesamt etwa 1,8 Mio. €. Die Finanzierung wird gemeinsam vom Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (StMWK), den am Kooperationsvertrag beteiligten bayerischen Hochschulen sowie von den Hochschulen außerhalb Bayerns, die am Projekt mitwirken wollen, getragen. Der Finanzierungsanteil der brandenburgischen Hochschulen umfasst ca. 10% der Gesamtsumme. Die FAU und die am ZDT beteiligten Hochschulen haben eine Vereinbarung geschlossen, um die Mitwirkung an der Projektentwicklung sowie die Finanzierung sicherzustellen.
Fortschritte
Die Fortschritte im Projekt können über die folgende Seite im BayernCollab nachverfolgt werden:
Ansprechpersonen
Die Federführung des Projekts liegt bei der Projektkoordination in Bayern – Björn Reimer (FAU), Matthias Wichmann (Ohm), Regina Fischer (Ohm) – zu erreichen über:
Verantwortlich für diese Seite: Alva Katrin Otte