Zurück zu Projekte
DMS2

DMS2@ZDT: Zug um Zug zur digitalen Akte

Elektronische Akte oder Vorgangsbearbeitung? Workflowmanagementsystem oder DMS? Vor dem Hintergrund der weiteren Verbreitung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) an den Hochschulen Brandenburgs wurde das Projekt DMS2 aufgelegt, um auch weiterhin in einem zentral koordinierten Ansatz und durch gemeinsame Anstrengungen aller Projektbeteiligten die Einführung und Weiterentwicklung der jeweiligen DMS–Systeme aktiv zu beschleunigen.

Eckpunkte

  • Laufzeit

    Juli 2022 bis Juli 2025

  • Teilnehmende

    Gesamtheit der acht staatlichen Hochschulen Brandenburgs

  • Leitung

    TH Brandenburg

  • Beschreibung

    Hilfe zur Selbsthilfe, Kooperation in agilen Arbeitgruppen, Wissensaustausch und Netzwerkarbeit zum Thema DMS, Schaffung nachhaltiger Strukturen im Bereich Wissensmanagement

Ziele

Alle Hochschulen installieren ein DMS in der Basis und binden mindestens ein Fachverfahren an

Eine agile Arbeitsgruppenstruktur wird gebildet, Themen werden priorisiert und im AG-Rhythmus abgearbeitet

Ermittlung Bedarfe & Kompetenzen der teilnehmenden HS als Basis eines Schulungskonzeptes

Etablierung einer hochschulübergreifenden, sicheren Cloudlösung zur Dokumentenablage inkl. Wissensmanagement

Schnittstelle für andere Netzwerke und Aktivitäten in anderen Bundesländern

Entwicklung und Konzeption von Begleit- und Folgeprojekten

Arbeitspakete

Arbeitspaket 1
Laufzeit: 07/2022 – 09/2022
AP 1: Initialisierung DMS-Projektkoordinatorin bzw. -koordinator an Lead-Hochschule
  • Ausschreibung und Einstellung der/des DMS-Projektkoordinatorin bzw. -koordinators.

  • Einarbeitung der/des DMS-Projektkoordinatorin bzw. -koordinators, in den aktuellen Stand an den Hochschulen und Aktualisierung der Ansprechpartner für die DMS-Einführung an den beteiligten Hochschulen.

  • Überprüfung/Evaluation der bestehenden Projekt- und Kommunikationsstruktur der DMS-Projektteams.

Meilensteine: 1. Der Projektplan liegt detailliert vor, Planung und Kommunikationsmatrix sind verabschiedet

2. Die grundlegenden Termine und Inhalte für KickOff, Ags und Folgeworkshops sind verabschiedet
Verantwortlich: TH Brandenburg
Arbeitspaket 2
Laufzeit: 07/2022 – 06/2023
Baukasten und Wissensmanagement

  • Erarbeitung einer vorläufigen Struktur des Baukastens (Vorläufige Arbeitsstruktur Dokumentenablage)

  • Auswahl und Etablierung einer hochschulübergreifenden, sicheren Cloudlösung zur Dokumentenablage

  • Eine Entscheidung für ein künftiges Hosting (System, Ort, Zugang) und ein technischer Umzug sind erfolgt

Meilensteine: 1. Anpassung der Struktur für neues Projekt

2. Die Altdaten sind überführt

Verantwortlich: TH Brandenburg
Arbeitspaket 3
Laufzeit: 07/2022 – 06/2025
AP 3: Entwicklung und Vertiefung von HS-internen Fachkompetenzen (Analyse, Konzept, Umsetzung Schulungen)

  • Ausschreibung und Vergabe für externe Dienstleistung zur Entwicklung und Umsetzungsunterstützung Kompetenzmatrix und Schulungskonzept (PL)

  • Spezifikation und Abbildung von Bedarfen und Kompetenzen der einzelnen teilnehmenden Hochschulen, auch unter Nutzung ggf. bestehender Personalentwicklungspläne an den einzelnen HS (Extern)

  • Entwicklung eines Kompetenzpools (Fachkompetenz pro HS, die für andere HS nutzbar und sinnvoll ist), Abbildung dieser Matrix und Weiterentwicklung durch Projektbeteiligte (Extern)

  • Aufbereitung bzw. Verfügbarmachung von vorhandenem Schulungsmaterialien (analog, digital), Etablierung von Lernräumen, Durchführung von Pilotschulungen und methodische Befähigung im Rahmen Train-the-Trainer-Modell (PL und Extern)

Meilensteine: 1. Externer DL ist beauftragt

2. Die von den HS festgelegten Personen sind mit den definierten Inhalten geschult worden

3. Alle Schulungsinhalte sind im Baukasten abgelegt, indiziert und recherchierbar, ein Pflege- und Betriebskonzept ist erfolgreich etabliert
Verantwortlich: TH Brandenburg
Arbeitspaket 4
Laufzeit: 08/2022 – 06/2025
Arbeitsgruppen

  • Einrichtung und Themenfindung/-priorisierung von 3 + 1 AG (vertikal, horizontal)

  • Agile Abarbeitung von Fragestellungen (Sprints, ggf. auch Verwerfen von Themen bei fehlender Lösungsmöglichkeit), Sammlung von blockierenden Themen und Weitergabe an PL

  • Erarbeitung und Dokumentation von Problembeschreibungen und Lösungen

Meilensteine: 1. Die AG-Struktur ist verabschiedet

2. Ergebnispräsentation zu den Workshops
Verantwortlich: TH Brandenburg + teilnehmende HS
Arbeitspaket 5
Laufzeit: 07/2022 – 06/2025
Projektmanagement

  • Anforderungsmanagement für Ausschreibungen (Begleitung AGs, Schulungskonzept)

  • Stakeholdermanagement (Intern)

  • Koordination und Steuerung der Arbeitsgruppen, Workshops und externen Partner

  • (Mit)Entwicklung von Wissensmanagementsystem und Schulungskonzept

  • Schnittstelle für andere Netzwerke und Aktivitäten in anderen Bundesländern

  • Entwicklung und Konzeption von Begleit- und Folgeprojekten

Meilensteine: 1. AG-Feedback und Weitergabe Blockadethemen an ZDT

2. Jahresbericht (jährlich)
Verantwortlich: TH Brandenburg

AP4-Arbeitsgruppen

AG - Rechtsrahmen

Ziele: Da ein DMS die gesamte Hochschulverwaltung einbindet, sind zahlreiche gesetzliche Anforderungen zu beachten. Die Arbeitsgruppe versucht, auf rechtliche Fragestellungen im Kontext von EGovBrb und OZG Antworten zu liefern. 

 

Themen (Aktualisierung erfolgt quartalsweise):

  • Handreichung Rechtsrahmen zur Umsetzung TR-Resiscan an den Hochschulen
  • Fragekatalog Umsetzung „Ersetzendes Scannen“ auf Basis der TR-Resiscan
  • Dienstvereinbarung Nutzung DMS mit dem Personalrat

AG - Aktenplan

Ziele: Für eine erfolgreiche digitale Aktenführung muss der Umgang mit elektronischen und papiergebundenen Dokumenten in der Hochschulverwaltungen stärker vereinheitlicht und an Standards ausgerichtet werden. Das Team Aktenplan soll die hierfür die nötigen Kenntnisse im Kontext der Aktenplanerstellung, -implementierung und -optimierung aufbauen und weitere Thematiken im Kontext des Document Lifecycle von E-Akten behandeln, u. a. die digitale Aktenbildung, die Aktenrelevanz und die Archivierung dieser.  Dies umfasst eine stärkere Ausrichtung der Prozesse und Strukturen an Normen und Standards (z. B. ISO 15489 zur Schriftgutverwaltung).

 

Themen (Aktualisierung erfolgt quartalsweise):

  • Organisation Multiplikatorenschulung zu den Grundlagen der digitalen Schriftgutverwaltung
  • Standardisierung Prozess Anbietung Landesarchiv
  • Aktenplanerstellung und Implementation
  • Registraturrichtlinien für die Hochschulverwaltungen

AG - Prozesse

Ziele: Ein zentrales Prozessmanagement und standardisierte Prozesse sind ein fundamentaler Baustein für die Integration eines DMS in die Hochschulverwaltungsarbeit. Ein DMS besteht aus zwei Komponenten, einer strukturierten Ablagekomponente über einen eingebundenen Aktenplan und einer Workflowkomponente. Um die Workflow-Komponente eines DMS nutzen zu können, müssen DMS-Organisatoren wissen welche Ist-Prozesse in den anzubindenden Fachabteilungen vorherrschen, um über Soll-Prozesse Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen.

 

Themen (Aktualisierung erfolgt quartalsweise):

  • Handreichung Etablierung Prozessmanagement als Leitungsaufgabe an den Hochschulen
  • Modellierung von Standard- Soll-Prozessen zu DMS-Themen (u. a. Posteingang Rechnungseingang, Beschaffung)

AG - E-Rechnung und Posteingang

Ziele: Die Umsetzung eines digitalen Document Lifecycles beginnt mit der Digitalisierung des Posteingangs. Um Medienbrüche und hybride Aktenführung zu vermeiden muss analoge Post unter Einhaltung der rechtlichen und organisatorischen Bestimmungen gescannt werden. Dabei stoßen die Hochschulen auf unterschiedliche Problemfelder, von dezentralen Posteingängen, über Etablierung von Scanstellen und der Umsetzung des „Ersetzenden Scannens“, hin zu rechtlichen Fragestellungen. 

 

Themen (Aktualisierung erfolgt quartalsweise):

  • Umsetzung TR-Resican in der Hochschulorganisation: Schutzbedarfsanalyse auf Basis Dokumententypenübersicht, Scanrichtlinie, Zertifizierung
  • Personalschulung Poststelle/ Scanstelle
  • Anbindung Behördenpostfach/ OZG-Portal für den Empfang/Versenden von X-Rechnungen

Geplante AG-Gruppen

Für die Umsetzung der E-Akte sind AGs zu den Themen Studierenden-Lifecycle und E-Beschaffung geplant.

Ansprechpartner
Mehr zum Thema "Dokumenten-Management-System"

Verantwortlich für diese Seite: DMS2