Rahmenverträge – Erarbeitung eines Portfolios gemeinsamer IT-Rahmenverträge

Konditionen für eine Vielzahl von Einzelverträgen mit Lieferanten müssen nur einmal ausgehandelt werden.

Durch den Entfall des Einholens von Vergleichsangeboten und die schnelle Bearbeitung von Anfragen werden die Bestellvorgänge vereinfacht und verkürzt. Mittels der Definition eines Rahmenvertragsportfolios lässt sich dieses in elektronische Procurementsysteme (Beschaffungssysteme) einfügen und steht für einen elektronischen Einkauf zur Verfügung. Abrufe könnten auch direkt von der jeweiligen Bedarfsstelle erfolgen, ohne zusätzlichen Aufwand im Zentralen Einkauf. Auch Fakturierung, Bezahlprozess und potenziell Inventarisierung, Archivierung u. ä. können durch die im Beschaffungsprozess generierten und später ergänzten Daten effizienter und digital gestaltet werden.

Festgelegte Produktpreise, festgelegte Stundensätze und das ausführliche Leistungsverzeichnis bieten höchste Transparenz bezüglich der entstehenden Kosten und führen somit zur Planungssicherheit. Digital abgebildet lassen sich Preissteigerungen, auch versteckte, leichter nachvollziehen.

Rahmenverträge senken den Verwaltungsaufwand in der Einkaufsfunktion, im Besonderen im Zentralen Einkauf. Die gewonnenen Personalressourcen können nun für komplexe, spezielle Beschaffungen eingesetzt werden.

Durch den zentralen Abschluss des Rahmenvertrags erfolgt eine tiefgehende Kontrolle und Festlegung der Vertragsdetails. Die einzelnen Abrufe bedürfen dann in dem Sinne keiner weiteren Einzelprüfung.

Bessere gegenseitigen Kenntnisse über die Abläufe und Bedarfe können zur Optimierung des Angebots und der Abwicklung führen.

Aspekte des Umweltschutzes, der Binnenmarktrelevanz oder des Lieferkettengesetzes werden durch die Größenordnung in das RV-Beschaffungsvorhaben überhaupt oder besser integriert. Um weiterhin den notwendigen Beitrag zum Erfolg der Hochschule und zur Stabilität der Leistung zu erbringen, ist eine strategische Ausrichtung der Beschaffungsfunktion dringend geboten. Neben Elementen wie dem Lieferanten- oder Vertragsmanagement kann zur Steigerung der Effizienz von Beschaffungen sowie um langfristig günstige Konditionen zu erreichen, auf Rahmenverträge als Mittel zurückgegriffen werden.