„Die IT-Bedürfnisse der Mitarbeitenden aus der Verwaltung sind mir vertraut.“
Dipl.-Ing. Irena Schäfer Digitalisierung der Verwaltung, Technische Hochschule Brandenburg

Mein Weg zur TH Brandenburg Ursprünglich habe ich einen Abschluss als Diplom-Ingenieurin und war in unterschiedlichen Bereichen der Arbeitsökonomie im Stahl- und Walzwerk Brandenburg tätig. Nach der Wende und einer betriebswirtschaftlichen Weiterbildung kam ich dann im Oktober 1992 an die neu gegründete Fachhochschule Brandenburg. Haushalt, Beschaffung, Drittmittel – das waren lange meine Aufgabengebiete, ich komme also – anders als viele Mitwirkende im ZDT-Projekt – nicht aus dem IT-Bereich, sondern aus der Verwaltung. Daher sind mir die IT-Bedürfnisse der Mitarbeitenden dort vertraut. Gleichzeitig hilft mir als Ingenieurin meine analytische Herangehensweise an Projekte aller Art.

Die Digitalisierung der Verwaltung hat mich schon frühzeitig beschäftigt. Das Thema E-Rechnung, das seit 2014 durch die EU vorangetrieben wird, fiel in meinen Aufgabenbereich. Durch einen regen Austausch der Abteilungsleiter im Bereich Haushalt und Beschaffung habe ich die Aktivitäten an der TH Wildau verfolgt und 2017 auch an unserer Hochschule erste Aktivitäten zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) unternommen.

2019 wechselte ich zur Vorsitzenden der IT-Kommission, Professorin Vera Meister. Es wurden Strukturen für Digitalisierungsaktivitäten eingerichtet und das DMS-Projekt gestartet. Auch hier haben wir wieder frühzeitig den Erfahrungsaustausch mit der TH Wildau, der BTU Cottbus und der Uni Potsdam gesucht.

„Wir haben ein gut funktionierendes Projektteam geschaffen, in dem Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement, Prozessmodellierung, Verwaltungswissen und wissenschaftliche Erkenntnisse eines Lehrgebietes zusammenspielen.“

Team-Event mit Vera Meister, Aleksandra Revina, Wenxin Hu und Irena Schäfer
Wir sind nicht nur ein interdisziplinäres Team, sondern auch ein internationales – eine gute Mischung: Vera Meister, Aleksandra Revina, Wenxin Hu und Irena Schäfer.

Die Zusammenarbeit mit dem ZDT kam über Professorin Vera Meister zustande. Sie ist inzwischen im CIO-Lenkungsausschuss der THB und im RIT aktiv. Dadurch sind wir über alle Aktivitäten im ZDT informiert und bringen uns insbesondere ins Projekt zur Einführung eines DMS ein. Da uns das Wissen und die Erfahrungen der anderen Hochschulen sehr geholfen haben, wollten wir uns aktiv in den Erfahrungsaustausch im ZDT einbringen.

Spaß gibt es bei der Arbeit in unserem gut funktionierenden Team, in dem Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement, Prozessmodellierung, Verwaltungswissen und wissenschaftliche Erkenntnisse eines Lehrgebietes zusammenspielen. Immer wieder ergeben sich neue Themen, die nun in einem Multiprojektmanagement zusammenfließen. Die Digitalisierung kann viele solcher Prozesse vereinfachen und überschaubarer werden lassen. Der fachliche Austausch motiviert und dieser findet regelmäßig auch in den Projektgruppen des ZDT statt.

Herausfordernd sind neben neuen Softwarelösungen auch Veränderungen in der Organisation. Es ist daher wichtig, die Betroffenen ins Boot zu holen, Ängste zu nehmen und die Vorteile zu verdeutlichen. Welche Ressourcen werden zu welchem Zeitpunkt benötigt? Und wie ist die Laufzeit solcher Vorhaben? Es sollte klar sein, dass es zu einer Daueraufgabe wird.

Trotz aller Vorteile der Digitalen Transformation sehe ich manches auch durchaus kritisch – schließlich war ich früher mit Arbeitswissenschaften beschäftigt. Niemandem ist zuzumuten, den ganzen Tag nur am Computer zu verbringen. Tätigkeiten sollten abwechslungsreich sein, und persönliche Kontakte sind wichtig.

In Zukunft wird die digitale Transformation uns Routineaufgaben erleichtern oder abnehmen. Sie wird uns Übersicht in vielen noch fehlerbehafteten oder schwer nachvollziehbaren Dingen verschaffen. Wege werden verkürzt oder entfallen. Das gibt uns Zeit für anspruchsvollere oder strategische Aufgaben. Es ermöglicht uns flexibleres Arbeiten und Interaktionen über alle Entfernungen hinweg.

Verantwortlich für diese Seite: Katrin Otte